Встреча как ДНК [организации]
Важное вступление
Хочу сразу предупредить, что статья будет более полезна тем, у кого в компаниях встречи уже проходят на достаточно хорошем уровне культуры и методологии. Под этим я понимаю, как минимум:
- Отсутствие мата и крика на встречах
- Отсутствие публичной критики
- Наличие времени начала и окончания встречи
- Наличие адженды/списка вопросов для обсуждения
- Отсутствие «лишних» сотрудников на встрече
- Отсутствие опоздания модератора/первого лица на встречи
- Наличие более комфортного состояния у сотрудников после встречи, чем до нее
Да, в компании Pucelik Consulting Group мы считаем, что именно наличие/отсутствие определенных составляющих делают Ваши встречи более эффективными, чем они есть сейчас. Ведь всегда можно лучше, правда?
Если у Вас в компании по какому-то из пунктов другая ситуация (может быть, даже по всем) – Вы знаете, что теперь делать. Создавать наличие положительного признака там, где его нет и создавать отсутствие негативного признака там, где он есть. Могу Вас поздравить, у Вас только что могла родиться программа развития культуры встреч в компании. Каждый из этих пунктов достаточно легко решить самому, найдя необходимую информацию в интернете (лучше с нескольких ресурсов). Конечно, чем больше пунктов Вам нужно менять (и это только основы проведения качественных встреч), тем проще рекомендовать рассмотреть возможность посетить семинар по теме встреч/процессов в организации (посмотреть ближайший тренинг по Организационному менеджменту в расписании).
Если же у Вас вообще все хорошо или есть кое-какие шероховатости, то добро пожаловать в мир искусства проведения деловых встреч! Скоро Вы узнаете, что встречи на самом деле важнее, чем о них думают. Вы узнаете об ошибках, которые делают лучшие менеджеры в лучших компаниях, и сможете приготовиться к своим встречам лучше
ДНК организации
Каждый раз, когда начинается консалтинговый проект, почти первым делом мы просим о возможности присутствовать на встречах. Встреча – это волшебное зеркало, через которое можно увидеть:
- Авторитет руководителя
- Наличие неформальных лидеров
- Неформальные связи
- Поддержку или не поддержку сотрудников на бессознательном/невербальном уровне
- Открытые/скрытые конфликты между сотрудниками/отделами
- Качество функционирования организационной структуры
- Компетенции участвующих во встречах
- Качество вертикальных и горизонтальных каналов коммуникации
- Корпоративную культуру
- Качество работы с информацией
- Качество принятия решений
- Прочее-прочее-прочее…
Обычно после трех любых встреч уже ясно, «куда копать». Ведь в любой встрече есть ДНК компании: есть те элементы, которые ее развивают сейчас или разрушают сейчас. Как по отпечаткам пальцев мы можем определить всего человека, так из одной встречи в принципе можно дать общую диагностику всей организации. В любом случае, можно определить «красные флажки», «узкие места», «GAP», что делать дальше.
Поэтому ДНК в нашем случае можно расшифровать как
Д - диагностическое
Н – наблюдение за
К - компанией
Если у модератора/первого лица в голове помимо адженды и планов на следующий период будет еще и понимание функции встречи как ДНК, то руководитель автоматически (обладая достаточно хорошими навыками наблюдения), сможет получать гораздо больше информации о компании, о которой на собрании даже НЕ говорилось!
Высший пилотаж мастера
Я хочу поговорить о таком понятии как «реакция». Наш ответ на внешнее раздражение очень важен. Если нам горячо, мы отдергиваем руку. Если нам слишком холодно, когда мы моем руки, делаем воду теплее. Даже сейчас, если бы вы не реагировали на текст, Вы НЕ смогли бы читать эти строки. Именно реакцией мы воспитываем своих детей, создаем новые семьи, делаем свой политический выбор. Именно реакцией мы создаем конфликты, разрушаем целые города и компании.
- Мастерство в реакции на встречах означает эффективно реагировать на слова или молчание, поступки или их отсутствие.
- Высший пилотаж мастера в модерации заключается в том, чтобы останавливать свои реакции. Это особенно четко видно в переговорах и в продажах, хотя чем любая деловая встреча не переговоры о ресурсах и не продажа идей?
Реакция – это то, чего ждут от Вас подчиненные, партнеры, клиенты … для того, чтобы манипулировать Вами. Судите сами, идет отчет; каждый из подчиненных отчитывается. И вдруг тот, кто еще не отчитывался, задает вопрос/сообщает какую-то «информацию»/ провоцирует окружающих. Обычная человеческая реакция – это реагировать. И в мгновенье ока отчетная встреча превращается в креативную сессию по решению проблемы. Внимание от следующего отчета уведено в сторону. В таких моментах лучшая реакция – поставить действие «на карандаш» и продолжать двигаться по адженде.
А вот противоположный пример. Кто-то из участников говорит удивительно инновационные идеи для компании. Да, не каждая хороша, при этом, если идею №3 додумать, это может быть голубым океаном для компании. Реакция руководителя? Никакой. Почему? Потому что руководитель на каждом собрании сидит в «маске» - ноль реакции. И вот мотивация у говорящего падает, на него начинают нападать те, которые понимают «изменения – новая головная боль для моего отдела». Компания может быть отброшена назад. И это только на невербальном уровне.
Когда же реагировать, а когда нет? Наличие реакции или ее отсутствие должно быть направленно на следующие задачи:
- Начинать/прекращать общение чтобы уложиться в тайминг и двигаться по адженде
- Повышать мотивацию участвующих во встрече
- Включать нужных сотрудников на нужных этапах встречи
По сути, лицо и руки модератора/руководителя встречи, его вербальные реакции также – это палочка дирижера, с помощью которой можно согласовать разные звуки результатов и деятельности отделов в одну удивительную и мощную симфонию компании
Наблюдайте, реагируйте, перестаньте реагировать. Пробуйте это снова и снова. Только представьте себе, что участники встречи говорят только то, что нужно вам и другим участникам встречи; как только они начинают заходить в другую область, они возвращаются обратно. Все происходит быстро и четко; все вопросы задаются в нужное время и корректно. Собрание заканчивается раньше, чем это было когда-то возможным, все довольны и хотят реализовать договоренности между отделами. Такое ощущение, что все знают, что делать, потому что параллельно общаются через Wi-Fi. Хотя нет… это корректные и профессиональные реакции (часто невербальные) модератора встречи делают все это.
Если данная встреча – это ДНК организации, то, как тогда работает эта компания? Как здорово работается в ней, наверное! Делайте свой выбор!
Игорь Солодов, бизнес-тренер и консультант PCG |
