Важность встреч и совещаний в бизнесе трудно переоценить. Каждый деловой человек, заглянув в свой ежедневник, сможет убедиться, что именно они занимают большую часть его рабочего времени. За кажущейся рутинностью, даже скукой, стоит истинное значение совещаний: благодаря им в компании происходит обмен информацией, распределяются средства и полномочия, устанавливаются сферы ответственности и ставятся рабочие задачи. На совещаниях избираются стратегические направления развития организации, принимаются важнейшие решения – можно без преувеличения сказать, что на встречах и совещаниях собственно и делается бизнес.
Совещания – сердце организации – проводятся на постсоветском пространстве сейчас, в двадцать первом веке, по тем же правилам, что и двадцать-тридцать лет назад, и это считается нормой, меж тем, как в ведущих организациях мира встречи и совещания имеют четко регламентированную структуру и протокол проведения. Эти процессы проверены годами успешной деятельности и могут послужить незаменимой базой для развития компаний стран СНГ.
Для того, добиться успешного результата совещания, вы можете применить различные инструменты, такие как:
- определить цель совещания: должно ли оно быть информационной встречей («летучкой»), совещанием руководителей отделов, где вы должны скоординировать работу различных департаментов компании, встречей по специальным вопросам, на котором вы планируете решить отдельно взятую проблему, либо индивидуальной отчетной встречей, основной задачей которой будет развитие навыков подчиненного и предоставление ему необходимой информации;
- определить состав участников, присутствие которых необходимо на данном совещании, что определяется целью и видом совещания. Так, на встрече по специальным вопросам должны находиться только те, чье экспертное мнение необходимо для принятия решения по обсуждаемому проекту;
- в течение совещания держать в поле зрения собственные области ответственности как руководитель, своевременно улучшая профессиональные навыки подчиненных, повышая их психологическую мотивацию, контролируя соблюдение бизнес-процедур и стандартов компании, профессиональное поведение в организации и, разумеется, конечные результаты работы сотрудников.
- использовать «шесть эффективных действий руководителя», на которых основывается качественное проведение всех деловых процедур и совещаний в частности: начинать и заканчивать все встречи вовремя, избегать публичной критики, держать данное слово, не позволять телефонным звонкам мешать проведению совещания, а также не допускать возникновения и распространения негативных слухов в компании;
- придерживаться прохождения точек принятия решений: определить стоит ли данная проблема рассмотрения, оценить объем необходимой информации и после сбора всех недостающих сведений составить подробный план действий;
Нельзя забывать, что совещание – это не соло, а игра слаженного симфонического оркестра, и поэтому вы можете с успехом использовать секреты эффективных коммуникаторов, такие как присоединение и ведение, калибровки и «якорение», для того, чтобы информация, которую вы хотите передать собеседнику, производила задуманный вами, а не случайный эффект, чтобы собеседник испытывал комфорт и легкость в общении с вами, и вы могли бы сполна получить все, что он захочет донести вам.
Правильное проведение встреч и совещаний позволит внести ясность и понимание в работу множества сотрудников, упорядочить их работу и поставить четкие цели. Вместо того, чтобы слепо следовать безнадежно устаревшим традициям прошлого, мы вправе узнать о главных составляющих успеха ведущих мировых компаний и покорять собственные вершины, используя совершенный, проверенный инструментарий.
